Gagner du temps dans les différents process est indispensable pour rentabiliser au mieux le travail des employés. Pour booster la productivité, il faut réduire le temps passé sur des activités qui n’apportent pas de valeur ajoutée, comme la gestion de paie. En effet, la gestion de paie est une activité jugée trop chronophage pour les sociétés. Heureusement, il existe plusieurs solutions qui vous aideront à rendre la gestion de paie moins contraignante.
Automatisez la gestion de paie
L’automatisation des différentes activités au sein de l’entreprise présente plusieurs avantages. D’ailleurs, nombreuses sont les entreprises qui ont sauté le pas et dont les employés peuvent aujourd’hui se concentrer sur des tâches plus stratégiques pour le développement de la société.
La gestion de paie fait partie des opérations les plus chronophages, alors qu’elle n’apporte pas une réelle valeur ajoutée à l’entreprise. L’automatisation est une solution efficace pour faciliter votre gestion de paie et ainsi vous focaliser sur des tâches plus productives.
Avec un logiciel de gestion de paie, cette tâche ne vous prendra que peu de temps et votre productivité sera optimisée.
L’automatisation avec un logiciel de gestion de paie
Un logiciel de gestion de paie va effectuer automatiquement le calcul de la paie. Il va également gérer les cotisations et toutes les obligations en lien avec la paie de vos employés.
Comme tout le process est automatisé, l’intervention humaine est réduite au minimum avec un logiciel de gestion de paie. Avec ce type de programme en effet, vous allez libérer le service des ressources humaines d’une de ses tâches les plus énergivores. Ce qui va permettre aux RH de se consacrer à des activités plus rentables.
En général, un logiciel de gestion de paie va permettre de :
- générer et distribuer de manière automatique les bulletins de paie,
- modifier les variables de paie,
- mettre à jour et visualiser les bulletins de paie à tout moment,
- faire une veille légale régulière,
- établir les déclarations des charges sociales.
Bien entendu, ce ne sont que quelques exemples des différents avantages du logiciel de gestion de paie. Vous devez vous renseigner auprès de l’éditeur pour vérifier que ses offres répondent à vos besoins réels.
Un gain de temps significatif avec un logiciel de gestion de paie
Le principal point fort de l’utilisation d’un logiciel de gestion de paie, c’est qu’il permet de réduire de manière significative la quantité de travail à effectuer.
Son autre avantage, c’est qu’il vous aide à gérer vous-même la paie, tout en allégeant vos tâches. Bien entendu, le risque d’erreurs, assez courantes dans la gestion de paie, est considérablement réduit.
Enfin, une gestion de paie optimale va avoir un impact positif sur la satisfaction des employés. S’ils se sentent valorisés par l’entreprise, ces derniers vont s’impliquer davantage, ce qui va certainement booster les résultats et faire grimper le chiffre d’affaires.
Pourquoi la gestion de paie est-elle parfois si contraignante ?
La gestion de paie est un processus qui comporte plusieurs facettes. Dans un premier temps, la gestion de la paie implique un enregistrement des données relatives aux employés. Le responsable doit ainsi enregistrer les heures de présence effective des employés, les congés, les arrêts maladie, etc. Il doit également permettre d’établir la fiche de paie qui indique le salaire correspondant précisément au nombre d’heures travaillées.
Par ailleurs, l’entreprise doit assurer certaines tâches obligatoires, comme le suivi des jours de maternité, celui des dossiers d’éventuels accidents du travail… Les différentes situations qui peuvent survenir vont ainsi avoir un impact sur la paie.
Avec le nombre d’éléments à traiter, la gestion de paie est très chronophage et peut devenir ingérable pour un responsable ou un assistant qui a d’autres tâches à accomplir. Les erreurs sont également assez courantes, ce qui peut affecter le fonctionnement et la réputation de l’entreprise. Heureusement, il existe des outils qui sont dédiés à alléger la gestion de paie, comme les logiciels justement.
L’externalisation de la gestion de paie
Face au nombre de contraintes liées à la gestion de paie, certaines entreprises choisissent de confier cette tâche à une entité externe. L’externalisation est en effet une autre solution possible pour se débarrasser des contraintes liées à la gestion de paie.
Si le logiciel de gestion de paie permet d’alléger les tâches, l’externalisation permet de s’en libérer plus ou moins complètement. L’inconvénient de cette solution, c’est son coût qui reste assez élevé. Notez toutefois que le prix de l’externalisation dépend essentiellement des tâches que vous décidez d’externaliser. Si vous voulez rendre la gestion de paie moins chronophage tout en maitrisant vos dépenses, vous pouvez externaliser uniquement certains travaux, comme le traitement des salaires.
Bien entendu, l’externalisation permet de confier certains travaux à des professionnels du secteur. Ce qui garantit à l’entreprise un respect optimal des lois et des règlements en vigueur.
