L’un des défis les plus difficiles à relever lors de la mise en place d’un lieu de travail à distance est d’établir une bonne collaboration et communication entre les différents membres de votre équipe. Cependant, il existe plusieurs méthodes et outils simples qui pourraient vous aider à atteindre des niveaux de productivité élevés même si vous ne pouvez pas microgérer tout le monde et voir ce que chacun fait tout au long de son quart de travail. Jetons un coup d’œil à quelques conseils que vous pouvez suivre pour faciliter la collaboration entre les travailleurs à distance.
Fournir des Appareils
L’une des choses que vous devriez considérer est de fournir des appareils à vos employés. Nous comprenons que cela peut représenter une dépense importante, mais le fait que tout le monde travaille sur les mêmes appareils évitera les problèmes de compatibilité.
La dernière chose que vous souhaitez est que l’un de vos employés reçoive un document dans un format qu’il ne peut lire. Si cet employé reçoit ce fichier vers la fin de son quart et ne se rend compte qu’il ne peut y accéder qu’après que tout le monde se soit déconnecté, il pourrait être forcée d’attendre jusqu’au lendemain pour l’informer la personne qui lui as envoyé le document en question, ce qui pourrait entraîner d’important délais.
Une autre raison pour laquelle vous devriez envisager de fournir des appareils à vos employés est que cela garantira que tout le monde dispose d’un matériel de haute qualité. Cela sera utile lorsque les employés doivent collaborer par vidéoconférence, par exemple, ou doivent modifier certains documents. C’est particulièrement vrai si on parle d’employés qui doivent gérer des dossiers volumineux, comme les équipes marketing, par exemple.
Limiter le Partage de Fichiers
Avoir à trier toutes sortes de fichiers au cours d’une journée peut compliquer les choses pour les membres d’une équipe. Au lieu d’envoyer plusieurs fichiers disparates, vous devriez essayer de trouver un moyen de les fusionner en un seul fichier pour faciliter la tâche pour tout le monde.
Les fichiers Excel peuvent être fusionnés avec des fichiers Word et être compilés sur un PDF, par exemple. Et, si vous avez plusieurs fichiers PDF qui doivent être partagés pendant la journée, vous pouvez les fusionner et permettre à vos employés d’accéder à toute l’information dont ils ont besoin sans avoir à échanger des douzaines de fichiers.
Si c’est le type de fichier que vous traitez souvent, vous devriez apprendre comment fusionner des fichiers PDF dès maintenant. Il existe des tonnes d’outils gratuits qui vous permettront de fusionner rapidement des fichiers PDF, ce qui empêchera vos employés de manquer un ou deux fichiers cruciaux qui pourraient bloquer leur travail.
Utilisez des Outils de Gestion de Projet Agiles
Vous devrez également penser à mettre en place des outils de gestion de projet agiles dans votre organisation si vous ne l’avez pas déjà fait. Des outils comme Monday.com, par exemple, sont parfaits pour les équipes distantes car ils permettent aux membres de travailler de manière indépendante sur des projets tout en ayant une vision claire de ce que font les autres.
Les outils comme Monday.com fonctionnent sur le système Kanban. Ce système est constitué de cartes visuelles qui traversent différentes colonnes et couloirs. Chaque carte représente une tâche et chaque colonne représente une étape du projet ce qui permet à n’importe quel membre de l’équipe de voir exactement qui travaille sur quoi et fournir de l’assistance en cas de besoin.
En tant que manager, vous pouvez également charger des tâches à l’avance et permettre à vos employés de les soutirer quand ils le souhaitent. Cela permet à vos employés de travailler de manière plus indépendante et à vous de vous concentrer sur d’autres tâches.
Communiquez Tôt et Souvent
Vous devez également contacter vos employés au moins deux fois par jour pour vous assurer que chacun sait ce qu’il doit faire durant la journée. Non seulement vous devez les informer des tâches importantes qui doivent être accomplies pour la journée, mais vous devez également vérifier leur état mental.
Si vous remarquez qu’un de vos employés semble décousu, désengagé ou stressé, demandez-lui s’il y a quelque chose qui ne va pas. Et, s’il y en a un problème, offrez de leur donner une journée de repos ou plusieurs au besoin.
Connaître l’état mental de vos employés et le mesurer pendant la journée est extrêmement important lorsque vous travaillez à distance. Si vous ne le faites pas, vous risquez d’être pris au dépourvu si conflit entre employés érupte soudainement, ou lorsque l’un de vos employés doit souffrir de surmenage. Assurez-vous donc de connaître l’état de chacun de vos employés au début de chaque quart de travail et essayez de le faire à travers un appel vidéo possible.
Conclusion
Établir un lieu de travail à distance n’est pas toujours facile, mais beaucoup de choses peuvent être faites pour faciliter les choses pour vous et votre équipe. Nous vous conseillons d’essayer quelques-uns des conseils figurant dans cet article et n’hésitez pas à demander des suggestions à vos employés.
