La numérisation des démarches officielles pose de nombreuses questions légales, autant aux gouvernements qu’aux particuliers et aux entreprises. Une question se pose fréquemment : comment attester de la date de création d’un document ? Pour appliquer une majoration pour un retard de paiement, il faut pouvoir prouver la date de création et d’envoi de la facture. Pour cela, il y a l’horodatage.
Qu’est-ce que l’horodatage ?
Lors de l’envoi d’un document officiel est important, il est fréquent de se contenter de la bonne foi des personnes impliquées. Si une signature est demandée, il est alors conseillé d’indiquer le lieu et la date de signature du document, même avec une signature électronique. Le problème, c’est qu’il est facile d’antidater un document. Il en va de même pour la date de création d’un document numérique indiquée par l’ordinateur. Elle ne correspond pas toujours à la date d’envoi.
Dans ce cas-là, faire appel à un service pour obtenir un horodatage officiel et qualifié se présente comme la solution idéale. Comme son nom l’indique, l’horodatage indique une date et une heure officielle qui fera référence lorsque l’on s’interrogera sur la date de création et d’envoi du document en question.
Comment utiliser l’horodatage ?
Pour obtenir un horodatage précis et officiel, il faut se tourner vers un service spécialisé. Évidemment, de nouvelles offres ont récemment émergé sur Internet et il est possible d’obtenir l’horodatage d’un document en quelques minutes sur Internet. Le service va alors apposer un code informatique sur le document qui stipulera la date et l’heure de son horodatage (valable pour un envoi ou une réception).
L’horodatage est évidemment déterminé par une horloge précise constamment reliée au temps universel. Il prend en compte les fuseaux horaires pour une précision maximale. Plus tard, en cas de contestation, un horodatage qualifié et produit par un service officiel pourra servir de référence juridique. C’est donc un bon réflexe à adopter pour les professionnels.
Sur quels documents peut-on utiliser l’horodatage ?
L’horodatage peut être utilisé sur tous les documents numériques, qu’ils soient numériquement signés ou non. Que ce soit une facture, un contrat ou une mise en demeure, vous pouvez horodater absolument tous vos envois.
Il est même possible d’horodater des e-mails qui ne contiennent aucune pièce jointe. Cela permet de certifier la date et l’heure d’envoi d’un e-mail important ou conflictuel afin de s’assurer de la légitimité de ses futures réclamations. Enfin, il est très important de savoir qu’un document peut être horodaté quand il est reçu. Il suffit de le déclarer reçu et non envoyé.
